D effizienz vun enger verwaltung vun physesch archiven vun den entreprisen ass ofhängeg vun der aféierung vun aarbechtsgeschir an de methoden, spezifesch. Vill méi wéi nëmmen d 'gesetzlech beschränkungen ze beuechten, d' archivéierung ass eng noutwendegkeetDer richteg ëmgang domat entsprécht den tatsächlechen wirtschaftlechen erausfuerderunge. D 'verwaltung vun den archiver allgemeng, agaangen an d' verwaltung vun den archiver definitiv bei zwee servicer, déi net außenmaterial an openeen situatiounen entspriechen: d 'archiv an d' archiv. Als sollech, d 'archivéierung vun papierdokumenten entsprécht eng prozedur, déi méiglecherweis séier komplex, wann d' vorschriften bewäerte methoden, wann se net agehale ginn, souwuel am hibléck op d klassifizéierung an storage. Onofhängeg vun der form oder der aktivitéit vun der entreprise an d verwaltung vun den archiver ass eng noutwendegkeet. Si unternimmt dofir net op d 'liicht schëller, obwuel si baséiert op aktiounen, déi a priori einfach: d' zil vun Der archivéierung ass engersäits ze erhalen an datt se d 'dokumenter d' entreprise an engem gudden zoustand, op der anerer säit nees zréckginn, zu all moment. Dat ass de grond, firwat et reduzéiert sech net op eng einfach lagerung fir d 'respektéiere vun der haltbarkeit der papiere, mä berout ëmmer op d' verwaltung vun der d 'archivéierung an papierform, déi virun dem hannergrond vun enger politik fir effiziente d' archivéierung an den haaptrollen, vun der schëpfung bis zu der zerstéierung vun der archive. D verwaltung vun der archiv geleefeg-a zwischenprodukten fir administrativ zwecker gebraucht, besonnesch bei gläichem tools a methode ënner beuechtung vun allen oploen a bezuch op d verwaltung vun gebaier mat dokumenten. Dëst method vun der archivéierung erfuerdert méi suergfalt a logik, well et ëmfaasst: - verwaltung vun de physeschen archiv (an all archive, och net improvisiert. D 'aféierung vun enger method, leistungsfähige a bewäerte cours d' kolléisch, d zouverlässegkeet an integritéit vun den dokumenter. Dëse system cours d 'ënnerstëtzung vum dokuments vun der fabrikatioun, bis d' archivéierung. Et bitt vill méiglechkeete wéi d ariichtung vu verfahren an zougang D 'regelung ze beuechten, et gëtt ISO-normen, déi spezifesch op d' archivéierung an d 'ISO-norm, déi et erméiglecht, datt Fir de renommée fall vun den offiziellen dokumenter, déi ISO-norm garantéiert d' regelung vun hirer redaktioun während d norm ISO, wat si iwwerhëlt d reguléierung datesätz benotzbar.
Dës ISO-normen oder NF sinn unverbindlich, dir hutt kee verbindlichen charakter a sinn net ëmmer garant fir héchst professionalität.
Et kann een guer net genuch betont ginn, loosse si sech net täuschen vun de normen. Et ass an den austausch mat dem drëtte-archivierer, a seng experienz a säi verständnes fir hir wierkleche besoinen ze fannen, fannt dir d uspriechpartner fir si ass. Archiv stinn all d dokumenter, déi vun engem betrib während der ausübung vu senger aarbecht. Si mussen dofir versuergt ginn: si ginn en iwwerbléck iwwer all wirtschaftlechen a sozialen aktivitéiten vun der entreprise.
Iwwer hir medien, si sinn abwechslungsreich: Der eigentlecher verwaltung hänkt vun der aart vun der halterung verstauen an opgehalen, mä och d '"politik vun der archivéierung gouf duerch d' entreprisen (mat geeigneter organisatioun an aart vun der aarbecht), vun der renommée aart all archiv (theorie vun den dräi altersstufen): Heefeg gestallt froen stellen sech decideuren am beräich vun der mäin an archivéierung ob fir firma, Déi mäin dokumenter an engem betrib erfëllt grundregeln beuecht, fir ze sortieren, sënnvoll, effizient an architektur all d dokumenter vun engem entreprise.
En zäitpunkt oder en anert, e entreprise, déi sech mat erausfuerderunge konfrontéiert, déi mat der problematik vun der archivéierung an mäin, déi si verwalten soll, nodeem si produzéiert oder empfaange ginn. Loosse si sech d 'dränge dokumenter ass kaum d' léisung Fir nees e gesunder, gëtt et fir d astufung als generischen begrëff fir Records Management. Et ass e geschir fir d 'verwaltung vun den archiven, déi recommandéiert, d' behandlung vun ufank un: Säi wirkungsbereich limitéiert sech also op déi aktuell an temporären archive, alles ze berécksichtegen: aus der siicht vun den normen a vum mussolini schikanös, d Records Management ass e verfahre vun der archivéierung och këscht. D Records Management gedon huet den objet ass vun enger internationaler ISO-norm, d 'ofkierzungen am joer vun der association française de normalisation (AFNOR) ënner dem titel"NF ISO. Records Management geschützt dofir op d 'erfaassung an d' beuechtung vum dokuments zanter senger grënnung, an domat virun der eegentlecher prozess-dokumentatioun. Dat ass, firwat, et ass a senger änneren an e plang fir d 'mäin oder plang-klassifizéierung duerch: Wat ënnerscheet de rang vun der vorratskammer, et ass jo schéin a gutt, d' ariichtung am virfeld vun der verwaltung op engem plang vun der logëschen reiefolleg an hierarchie. Dofir ass et wichteg, fir den déngscht fir d 'realiséierung vum plang-ranking stellen déi richteg froen, nämlech: D' klassifizéierung vun der archive domadder ass vu fundamentale bedeitung, et gëtt gesot, fréier an an sech konsistenten opgrond vun der tatsaach, datt et muss erfëllen, ass d 'liewensdauer vun den archiver, an et gëtt dofir d' reflexioun vun der aktivitéit vun der entreprise. Fir et gutt ze maachen, e ranking gëtt zanter der grënnung vun der archiver an net nodréiglech nach fir entlastung vun der heap-archiv gespäichert goufen, ouni datt si behandelt oder agestuuft ginn. D aart a weis klasséieren, fuerdert vun der gescheit Si stellt eng method gëllt, onofhängeg dovun, wéi eng aart vun archiv (lafend, tëscht, definitiv). Si berout op der flicht ze maachen, iwwer d 'aart vun den dokumenter: D' ranking ass schnell an effizient ass, wann en ënnerholl gëtt, schonn an der phas vun der produktioun vun der archive. Dofir ass et kloer, datt d ariichtung vun enger besoldungstabelle kann een net improvisieren a fuerdert eng quantitéit vun fuerderungen, fir wierksam ze sinn.
Dat ass, firwat et muss esou strukturéiert, datt bei der upassung: Et muss sech stänneg op eng perspektiv, déi fir d sich no kehlsteinhaus (wéi hu einfach en dokument.) a muss dofir ëmmer op vollstännegkeet.
Strukturell gesinn, ass de plang fir d mäin fonctionnéiert, logesch a strukturéiert.
D dokumenter ginn klassifizéiert a verdeelt se laut engem schema, logik a hierarchie, ugefangen vum allgemenge zum besonnesche.
D zil ass integréieren si all dokumenter, ouni abstriche bei der genauegkeet. D 'vollstännegkeet ass opgrond vun der tatsaach, datt hien këmmert sech ëm d' opgehalen vun allen dokumenter, déi iwwert d aufgaben vun der entreprise, seng aarbecht. Eng ganz rei ob ze klasséieren, onofhängeg dovun, wéi eng aart vun ënnerstëtzung fir d 'referenzen (pabeier, foto, CD-rom, elektronesch daten) Schliisslech gëtt et dräi zorte vu plang fir d' mäin no der aart vun der aktivitéit vun der entreprise (aufgaben an aktivitéiten), organisatioun (struktur vum betriebs) an géigestand. Wéi d dokumenter vun enger entreprise sinn e spiegelbild senger aktivitéit, luusst geriicht gëllt de besoldungstabelle funktional. Allerdéngs ass och eng kombinatioun vun der methode net auszuschließen ass, natierlech ënner der viraussetzung, net ze vermëschen an d grondlage vun der aarbechtsdeelung an placéieren all ordner op der selwechte plang. Schliisslech ass de succès vun enger besoldungstabelle, hänkt vun der service-archiv, d schafen et no eng perfekt kenntnis vum betriebs, vun den aktivitéiten vun der entreprise an de service, déi hien verwalt. Dofir ass d 'ënnersiche am virfeld ass unerlässlich, fir e plang ze entwéckelen ranking muecht"op mooss". Dank der aféierung vun engem Records Management bannent der entreprise wëll effizient an effektiv ze verwalten hir archiver, ass et elo méiglech, dës lescht: Eng archiv-umrahmt vun enger besoldungstabelle effizient féiert zwangsläufig zu engem gewënn un zäit a produktivität fir d 'entreprise an eng reduzierung vun de käschte fir d' verwaltung bis hin an déiselwecht richtung.
An effektiv, e ranking systematisiert archiv beinhalt eng zirkulation an den zougank staark mënzen an dréit sou zu der verbesserung vun der leeschtung vun der entreprise.
D 'logik vun der archivéierung ze berücksichtegen, d' dauer vun der gesetzlech aufbewahrungsfristen fir dokumenter, fir festzestellen, wéi laang e produzent hätt interessi un der erhaltung der archivdokumente, an dat ginn dës dokumenter no oflaf vun dëser zäitspan. D Buch inventaire mat der quantitéit an dem wäert vun der aktiva an passiva, déi bei der inventur. De Grousse buch vu konten, d 'enthält d' schrëfte vum buch-journal opgedeelt nom kontenplan vun der entreprise verflicht a authentifizierung den obligatorischen bicher.
